Specialieji reikalavimai šias pareigas einančiam asmeniui:

• Turėti aukštąjį universitetinį informatikos/ekonominį/administravimo ar kitos srities prilygintą išsilavinimą.
• Gerai mokėti lietuvių ir anglų kalbas žodine ir rašytine forma. Anglų kalbą mokėjimo lygis pagal Europass kalbų mokėjimo vertinimo sistemą ne mažesnis nei B2. Rusų, lenkų ar latvių kalbų mokėjimas būtų privalumas.
• Žinoti Agentūros struktūrą bei darbo tvarką, asmenis ir organizacijas, su kuriais palaikomi Agentūros ryšiai.
• Išmanyti personalo administravimo, Lietuvos Respublikos darbo kodekso, , gerai žinoti profesinės etikos ir etiketo taisykles, socialinės ir bendravimo psichologijos dalykus, nacionalinius susirašinėjimo ir sisteminimo reikalavimus.
• Žinoti darbuotojų saugos ir sveikatos užtikrinimo darbo vietoje reikalavimus.
• Gerai žinoti pagrindinius Programų reikalavimus.
• Gerai žinoti nacionalinius teisės aktus reglamentuojančius viešųjų pirkimų procedūras.
• Turėti administracinių gebėjimų.
• Savarankiškai planuoti ir organizuoti savo veiklą, turėti renginių organizavimo patirties.
• Mokėti dirbti tarptautinėje įvairių tautų kultūrų aplinkoje.
• Mokėti valdyti informaciją, ją kaupti ir archyvuoti pagal šalies nustatytus reikalavimus.
• Mokėti dirbti kompiuteriu su pagrindinėmis pritaikomomis programomis.
• Sugebėti naudotis biuro (raštinės) įranga, prietaisais, duomenų apdorojimo ir valdymo sistemomis.
• Turėti ne mažiau kaip 1 (vienerių) metų darbo patirtį (pageidautina – administratoriaus pareigose, viešųjų pirkimų vykdymo srityje). Darbas tarptautinėje komandoje būtų privalumas.

Funkcijos:

• Vykdyti kasdienį biuro administratoriaus darbą naudojantis dokumentų valdymo bendrąja informacine sistema (DBSIS) (susirašinėjimas, dokumentų siuntimas, registravimas ir t.t.);
• Organizuoti ir palaikyti normalią ofiso veiklą (biuro priežiūra, saugumas, kopijavimas, pirkimų organizavimas, savalaikis kanceliarinių prekių užsakymas);
• Vykdyti pareigas, susijusias su personalo vadyba: rengti darbuotojų darbo grafikus vyriausiajam finansininkui, direktoriaus įsakymų projektus ir kitus norminius dokumentus, susijusius su Agentūros veikla;
• Padėti Agentūros darbuotojams iš kitų šalių susitarti dėl persikraustymo, apgyvendinimo, gyvenamosios vietos leidimų gavimo ir t.t;
• Vykdyti viešųjų pirkimų procedūras, padėti Viešųjų pirkimų komisijai rengti dokumentus ir organizuoti viešuosius pirkimus;
• Organizuoti darbuotojų vidinius susitikimus, rengti šių susitikimų protokolus;
• Padėti organizuoti komandiruotes Agentūros darbuotojams (transporto nuoma, viešbučių, bilietų rezervavimas ir pan.);
• Rūpintis Agentūros svečiais;
• Parengti dokumentacijos planą, pateikti jį suderinimui ir vykdyti jo įgyvendinimą;
• Prisidėti prie darbo medžiagos rengimo Programų stebėsenos komitetų posėdžiams ar kitiems Programų renginiams;
• Teikti bendrą informaciją potencialiems Programų paraiškų teikėjams ir projektų vykdytojams;
• Bendradarbiauti su kitomis institucijomis, susijusiomis su Programų įgyvendinimu;.
• Įvesti informaciją į Programų duomenų bazes;
• Kaupti ir saugoti pagal kompetenciją visus dokumentus, susijusius su Programų įgyvendinimu, bei užtikrinti, kad šie dokumentai būtų prieinami turinčioms teisę juos tikrinti institucijoms ir asmenims;
• Teikti pagalbą Programų komunikacijos ir projektų vadovams, įskaitant pagalbą organizuojant ir dalyvaujant informaciniuose renginiuose, rengiant informaciją interneto puslapiui ir kitą informacinę medžiagą;
• Tvarkyti Agentūros internetinį tinklapį, skelbti jame informaciją ir nuolat ją atnaujinti;
• Savo kompetencijos ribose vykdyti kitas su Programų įgyvendinimu susijusias užduotis, paskirtas apskaitos ir bendrųjų reikalų padalinio vadovo – vyriausiojo finansininko, kitų padalinių vadovų, Agentūros direktoriaus;
• Prisiimti atsakomybę už Agentūros veiklą civilinės saugos srityje ir funkcijas, susijusias su priemonių civilinei saugai užtikrinti įgyvendinimu.